48 euros de carburant, 35 euros de port à La Ciotat, 14 euros de taxi pour aller chercher un winch en réparation. Sur une saison, ces frais font 1 800 à 2 600 euros que je récupère auprès de mes armateurs et clients charter. La récupération est censée être neutre, sans gain ni perte, mais en pratique, mal faite, elle fait perdre 200 à 400 euros par an au skipper qui se trompe d'écriture comptable.
Voici la méthode que j'utilise depuis 2018, raffinée par mon comptable de Marseille en 2022 quand je suis passé en EURL au régime réel. Pas une procédure officielle, juste le mode opératoire qui marche.
D'abord, une distinction qui change tout
Quand un armateur ou un client vous rembourse une dépense, deux cas de figure totalement différents en comptabilité :
Cas 1 : refacturation de frais de prestation Vous avez engagé une dépense pour exécuter votre prestation : carburant pour faire 12 milles d'essai après réparation, taxi pour aller chercher une pièce détachée, parking au port le jour de l'embarquement. Ces frais sont des frais professionnels que vous allez refacturer à votre client.
Cas 2 : avance pour le compte du client Vous avez payé une dépense qui appartient au client : port d'escale au mouillage de la 4e nuit que vous avez réglé pour gagner du temps, plein de carburant fait pendant la croisière, taxe de séjour en escale. Ces dépenses sont des avances faites pour le compte d'autrui.
Distinction critique. Cas 1, vous refacturez en chiffre d'affaires (avec TVA si vous y êtes assujetti). Cas 2, vous refacturez sans TVA et sans passer par le chiffre d'affaires. Mélanger les deux, c'est le piège classique.
Pourquoi c'est important pour votre franchise URSSAF
Si vous êtes en micro-entreprise comme je l'étais jusqu'en 2022, le chiffre d'affaires plafond pour rester dans la franchise de TVA est de 91 900 euros en prestation de services en 2026. Si vous refacturez 8 000 euros de frais en année pleine, et que vous les comptez dans votre chiffre d'affaires, vous vous rapprochez du plafond pour rien : ces 8 000 euros ne sont pas du revenu, vous les avez avancés.
J'ai connu un collègue à Marseille qui a basculé en TVA en cours d'année 2021 parce qu'il avait dépassé le plafond avec des refacturations mal classées. Il a passé 3 mois à rebricoler sa comptabilité, à recourir des factures, et à expliquer à ses clients pourquoi soudain il ajoutait 20% à ses devis. Drame.
La méthode pour les avances pour le compte du client
C'est la situation la plus fréquente en charter. Voici ce que je fais.
Étape 1 : je demande explicitement au client une provision
Sur tout charter avec skipper, ma provision pour dépenses communes est de 600 à 800 euros selon la durée et la zone. Cette provision figure dans le devis charter type sur une ligne séparée. Elle ne porte pas la TVA, parce que ce n'est pas une vente, c'est un dépôt.
Étape 2 : je dépense sur cette enveloppe en gardant tous les justificatifs
Au cours de la semaine, je règle au pas-à-pas les ports, le carburant, les courses communes, les transports avec mon Vieux-Port magnétique de la cassette de bord. Justificatif systématique : ticket d'achat, facture de port, ticket de caisse. Si pas de ticket, je note dans mon carnet la dépense, le lieu, le motif et l'heure. Sans justificatif, la dépense devient ma charge personnelle, pas celle du client.
Étape 3 : à la fin de la semaine, je présente le décompte au client
Sur un format Excel ou tableau magnétique :
- Date / Lieu / Motif / Montant TTC
- Total des dépenses : par exemple 547 euros
- Provision versée : 600 euros
- Reste à restituer ou solde dû : +53 euros à rendre
Le client signe le décompte. Je restitue 53 euros en espèces ou je les déduis du solde 20% restant. Échange équilibré, neutre. Pas de chiffre d'affaires, pas de TVA, pas de complication.
Étape 4 : en comptabilité, je classe ces opérations en "avances/débours"
Mon comptable utilise le compte 467 "autres comptes débiteurs ou créditeurs". Les 547 euros de dépenses ne sont pas des charges de mon EURL ; les 547 euros remboursés ne sont pas du chiffre d'affaires. C'est neutre, ça apparaît dans le bilan en compte de tiers, et ça disparaît en fin d'exercice.
La méthode pour les frais de prestation
Cas typique : je dois aller chercher une pièce détachée à La Ciotat parce qu'un winch a lâché à Frioul. Taxi 18 euros aller, taxi 18 euros retour, plus la pièce 65 euros achetée au shipchandler. Total 101 euros.
Cette dépense, je l'engage pour pouvoir continuer à exécuter ma prestation. Elle bénéficie indirectement au client (le bateau redevient utilisable), mais c'est moi qui décide d'aller la chercher, c'est moi qui suis remboursé après coup par l'armateur ou le client selon les termes du contrat.
Deux options pour la refacturer :
Option A : refacturation en chiffre d'affaires Je facture 101 euros au client comme prestation supplémentaire, avec TVA si je suis assujetti.
- HT : 101 euros (en partant du principe que la pièce est sans TVA déductible pour moi, ce qui dépend du fournisseur)
- TVA 20% : 20,20 euros
- TTC : 121,20 euros
Le client paie plus, mais je récupère la TVA déductible sur ma propre facture d'achat. Bilan : c'est neutre pour moi, c'est plus cher pour le client. Cette option marche si le contrat le prévoit explicitement.
Option B : remboursement de frais sans marge Je facture 101 euros au client comme remboursement, en présentant les justificatifs originaux. Pas de TVA si je suis en franchise. Avec TVA si je suis assujetti, mais en passant la facture d'achat au client.
L'option B suppose que le contrat l'autorise. C'est ce que je préfère : c'est plus transparent pour le client, c'est plus simple comptablement.
Les frais kilométriques pour mes propres déplacements
Vous prenez votre voiture pour aller du domicile au port. Comment refacturez-vous ?
Pour mes déplacements de Marseille à Bandol (60 km aller, 120 km aller-retour), je facture des frais kilométriques au tarif du barème fiscal 2026 : environ 0,575 euros du kilomètre pour une voiture 5CV, soit 69 euros aller-retour.
Cette refacturation entre dans la prestation principale (cas 1), avec TVA si applicable, et compte dans mon chiffre d'affaires. Le contrat le précise. Elle reste dans une enveloppe forfait que je calcule en début de saison : 18 déplacements aller-retour Marseille-Bandol par saison, environ 1 240 euros HT que j'inclus dans mes tarifs jour ou que je facture en ligne séparée.
Mon comptable préfère la facturation en ligne séparée (lisibilité), je préfère l'inclusion dans le tarif jour (simplicité). On a tranché en 2023 : ligne séparée pour les déplacements exceptionnels, tarif jour englobant pour les déplacements habituels.
Le piège de la TVA mal traitée
Si vous êtes en TVA, soyez attentif au régime applicable. Le transport maritime de personnes a des règles spécifiques que je détaille dans mon article TVA et prestation maritime 2026.
En particulier, certaines prestations de transport maritime international peuvent être exonérées de TVA. Si vous êtes en exonération, vous ne pouvez pas refacturer la TVA déductible sur vos achats de carburant ou de pièces. C'est neutre globalement (pas de TVA collectée, pas de TVA déductible), mais ça change le calcul des frais à refacturer.
Cas concret : convoyage Marseille-Saint-Tropez avec retour, prestation classée transport maritime international si vous remplissez les conditions de zone. La prestation est exonérée. Vous achetez du carburant à 1,90 euro le litre, dont 0,32 euro de TVA récupérable normalement, mais pas dans votre cas. Vous refacturez 1,90 euro le litre au client, sans TVA. Bilan : neutre.
Si vous mélangez les régimes (charter Méditerranée + convoyage international dans la même année), votre comptable doit séparer les deux flux comptables. C'est de la complexité administrative qui m'a coûté 1 200 euros d'honoraires de comptable supplémentaires en 2023, le temps de tout caler.
Mon outillage
Rien d'extraordinaire :
- Une cassette physique de bord : enveloppe rigide A5 dans un tiroir étanche de la table à carte. Tous les tickets de la semaine y vont, par ordre d'arrivée.
- Un Excel sur mon iPad : je note chaque dépense le soir au mouillage avec date, lieu, motif, montant. Habitude de skipper, pas plus complexe que ça.
- Un classeur annuel : à la fin de chaque rotation, je glisse l'enveloppe-cassette dans un classeur étiqueté "Frais 2026". Une fois par mois, je passe les tickets à mon comptable.
- Une copie numérique : je photographie chaque ticket avec l'app Pennylane (ou Indy si vous préférez), pour avoir un double si l'original se perd.
Coût total de l'outillage : environ 25 euros par an pour les classeurs, plus 39 euros par mois pour Pennylane (compté dans mes frais déductibles). Pas de quoi se ruiner.
L'erreur qui m'a coûté 800 euros
En 2019, première saison en micro-entreprise, j'ai compté toutes les refacturations dans mon chiffre d'affaires. Conséquence : à la fin de l'année, mon CA déclaré était de 25 700 euros, mais mes "vraies" prestations valaient 22 400 euros. Les 3 300 euros restants étaient des refacturations mal classées.
Ce que ça m'a coûté :
- Mes cotisations URSSAF en pourcentage du CA, calculées sur 25 700 euros au lieu de 22 400 : surcoût 700 euros environ.
- Ma déclaration d'impôt sur le revenu, basée sur le CA après abattement, surcoût 100 euros environ.
L'erreur est venue du fait que je n'avais pas distingué les refacturations en cas 1 et en cas 2. Mon comptable de l'époque, qui n'était pas spécialiste maritime, a tout mis dans le CA. Il a fallu que je passe à un comptable spécialisé en maritime à Marseille en 2020 pour qu'on rectifie. Le rectificatif URSSAF a pris 18 mois.
La règle simple
Pour ne pas se planter, ma règle : toute somme qui passe sur mon compte bancaire pro et qui ressort dans la même proportion vers un fournisseur externe, c'est une avance. Pas du CA. Si je touche 600 euros de provision et que je dépense 547 euros de port et carburant, les 547 euros sont une avance, les 53 euros restitués sont un solde de provision. CA réel : zéro sur cette opération.
À l'inverse, toute somme que je facture pour une prestation que j'ai exécutée, même si elle correspond à un coût engagé, c'est du CA. Si je facture mes 18 déplacements aller-retour Marseille-Bandol, ce sont 18 prestations annexes, donc 1 240 euros de CA.
Ce qui marche en pratique : un livre de comptes simple, un comptable qui comprend le maritime, un client à qui on explique calmement le système. Trois conditions, trois années pour les caler vraiment.